Kõige elementaarsem konverentsisüsteem koosneb mikrofonist, võimendist, kõlaritest ja lauaarvuti kuvaseadmetest (nagu lauaarvuti nutiterminalid ja LCD-ekraanid). Nende seadmete kombinatsioon moodustab konverentsisüsteemi, mis edastab heli, kuvab teavet ja võimendab heli, võimaldades kasutajatel näha, kuulda ja rääkida.
Seoses tehnoloogiliste edusammude ja kasvavate funktsionaalsete nõudmistega, eriti arvutite ja võrkude laialdase kasutamisega, on konverentsisüsteemide ulatus laienenud. See hõlmab nüüd hääletamist/valimist/arutelu, videokonverentse, kaugvideokonverentse, telefonikonverentse, sünkroontõlget ja töölauaekraane. Need on moodsa konverentsisüsteemi põhielemendid ja on tekkinud rida seotud seadmeid, nagu keskjuhtimine, temperatuuri juhtimine, valgustuse juhtimine, helijuhtimine ja võimsuse juhtimine. Kaasaegse tehnoloogilise arengu ajendiks on konverentsisüsteem nüüd määratletud kui koosolekutega seotud riist- ja tarkvara täielik komplekt.
